エクシオのオンライン婚活パーティーでおなじみの画像共有アプリ「Zoom」。
新型コロナウィルス拡大防止の影響でテレワークを導入する多くの企業で利用されている、もはや定番アプリと言って良いでしょう。基本的にはアプリをダウンロードすればだれでも無料で利用できることもあって、多くの会社ですっかり定着してきています。
しかしその使い方をめぐって、最近SNSなどで「Zoomマナー」と呼ばれるZoomを使う上でのビジネスマナーが話題になっていることをご存知でしょうか。
会社のメンバーで行われるZoom会議に参加するときに知っておきたいマナーについてご紹介します。

環境音を抑える

Zoomをつかった会社のテレビ会議に参加するときに、まず気を付けたいマナーといえば周りの音。テレビや音楽の音を下げたり、家族がいてそれが難しい場合は他の部屋や玄関、ベランダなど自宅の中でもできるだけ静かな環境を選んでスタートしましょう。
日本人ビジネスマンの大半は書斎や自分の部屋を持っていないため、テレワークがはやり出した当時はIKEAやニトリの机椅子コーナーが大盛況だったのだとか。Zoomでの会議中にももちろん机椅子はあった方がベターですが、机椅子のあるうるさい場所よりも会議中は静かな場所に移動する方が良いでしょう。

ヘッドホンを使う

Zoomで会議をするときは、マイクやヘッドセットマイクがある人はそれを使いましょう。とはいえマイクはそれほど重要ではなく、それよりもパソコンなどの端末のスピーカーから音声を鳴らさないことの方が大切。持っていない人は、相手の声はスピーカーから音を出さずにヘッドホンやイヤホンを使って聞きましょう。
端末スピーカーから相手の声が出ると、こちらの音声と相手の声が一緒にマイクから流れ「ハウリング」という現象を起こす原因に。3人以上の会議では聞き取りづらくなって疲れてしまいます。
万が一ヘッドホンがないという場合も、スピーカーの音をできる限り絞って小さくしておきましょう。

マイクはオフしておく

同じZoomを使う場面でもでも1対1でのミーティングやオンライン飲み会とは違って、会議では複数人が同時に議論するより、進行に従って話す人と聞く人に別れるのが一般的です。聞く人は、不要な雑音を拾ってしまわないようにZoomのマイクを基本的にオフにしておくのがマナーです。
Zoomの画面の左下の方に表示されている「音声をミュート」をクリックすると、自分の音声は流れません。もちろん発言するときにはいつでも解除可能です。

日本人特有のマナー？

従来からオフィスで仕事をする際も「クライアントよりも先に電話を切ったら失礼」だとか「会議やでは上司など目上の人から順に退出する」といった、日本人らしいビジネスマナーが重んじられますが、Zoom上でもこのマナーが有効かどうかSNSでちょっとした話題になりました。「若手社員は上司や先輩が退室してからZoomを閉じるべき」や「クライアントとのZoomミーティングが終わったら先に退出しない方が良い」など、会社によっては当たり前のように言われるようです。
日本人特有の感覚なのかどれもZoomの提供元が公式に推奨しているマナーというわけではないのですが、気にする上司がいる皆さんは念のため気を付けておいた方が良いかもしれませんね。

監修：エクシオ婚活アドバイザー北川志穂